Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполнение личных карточек по форме Т-2». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если сотрудник получил дополнительную профессию, это нужно отразить в карточке. Профессиональной переподготовкой считается прохождение специальных программ на базе имеющегося образования – высшего или среднего специального. Присвоение новой профессии подтверждается свидетельством или дипломом.
Какие документы нужны для заполнения личной карточки
Для заполнения формы Т-2 нужны приказ о приеме сотрудника на работу и личные документы сотрудника, а именно:
- трудовая книжка;
- паспорт;
- военный билет (для военнообязанных);
- документ об окончании учебного заведения;
- свидетельство государственного пенсионного страхования;
- свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
- другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.). Кроме того, будут нужны и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками — всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы он присутствовал при оформлении личной карточки.
Не доверяйте заполнение формы № Т-2 самому сотруднику, а заполняйте только собственноручно. Личная карточка — документ строгой отчетности и ответственность за ее правильное оформление несете вы.
Личная карточка состоит из одиннадцати разделов:
- Общие сведения
- Сведения о воинском учете
- Прием на работу и переводы на другую работу
- Аттестация
- Повышение квалификации
- Профессиональная переподготовка
- Награды (поощрения) и почетные звания
- Отпуск
- Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
- Дополнительные сведения
- Основание прекращения трудового договора (увольнения).
В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике. А в первом разделе (лОбщие сведения») предусмотрены еще и окна для кодирования информации. Коды для заполнения личной карточки можно найти в классификаторах информации:
- ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 412;
- ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст;
- ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367;
- ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 413.
Раздел лСведения о воинском учете»
Это единственный раздел, заполнение которого подробно описано в лУказаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1).
Все граждане, поступающие на работу, делятся на военнообязанных и невоеннообязанных. В свою очередь, военнообязанные — это либо уже отслужившие граждане, пребывающие в запасе, либо будущие призывники. Раздел о воинском учете заполняется только на военнообязанных лиц.
Второй раздел формы Т-2 заполняется по-разному на офицеров запаса и на тех, кто не дослужился до офицерского звания. Какие воинские звания не относятся к офицерским?
В армии не являются офицерами солдаты, сержанты и прапорщики, а на флоте — матросы, старшины и мичманы (ст. 46 Федерального закона лО воинской обязанности и военной службе» от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ).
Для заполнения второго раздела личной карточки вам понадобится либо военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Сведения, которые нужно вписать в пункты второго раздела, представлены в таблице ниже.
Разбираемся в формате
Длина кода ОКАТО — 2–11 символов в зависимости от уровня объекта. Часто, чтобы идентификаторы смотрелись аккуратно и целостно, «потерянные» разряды заполняют нулями.
ОКАТО-коды 45 000 000 000 и 45 равнозначны.
Код максимальной длины выглядит так: XX XXX XXX XXX.
В хвост иногда добавляют одинокостоящую цифру — контрольное число (КЧ). КЧ придумали как страховку: подставляешь цифры из ОКАТО-кода в специальную формулу, считаешь итог и сравниваешь с КЧ. Совпали — хорошо. Но мы контрольное число не используем и проверяем код по-другому. Возможно, Росстат и вовсе придумал КЧ для внутренних нужд.
Разберу формат кода ОКАТО подробнее.
Для примера прочитаю код 45 286 590 000.
Две цифры в начале обозначают регион, это верхний уровень административного деления. Регионы пронумерованы один за другим, список можно найти в открытых источниках. Коды регионов применяют, например, в паспортах — первые две цифры серии паспорта — это номер региона, где напечатали бланк.
45 286 590 000.
45 — это Москва. 80 — Башкортостан, 08 — Хабаровский край.
Третья, четвертая и пятая цифры отправляют нас на второй уровень иерархии — здесь закодированы автономные округа, районы, города́.
Третий символ обозначает тип объекта:
- 1 — автономный округ;
- 2 — район (в том числе внутригородской), округ;
- 4 — город, поселок городского типа;
- 5 — город, подчиняющийся субъекту, но находящийся в ведении федеральных органов.
А четвертая и пятая цифры ОКАТО-кода — собственно номер объекта. Номера́ порядковые, расшифровывать ничего не нужно.
45 286 590 000.
2 — внутригородской район или округ, 86 — его номер. 45 286 — это код Центрального административного округа Москвы.
Шестой, седьмой и восьмой цифрами кодируют объект третьего уровня: внутригородской район, город, поселок.
Шестая цифра обозначает тип объекта, все по лекалам предыдущего уровня:
- 3 — внутригородской район, округ города;
- 5 или 6 — город, поселок городского типа;
- 8 или 9 — сельсовет.
Но здесь встречаются исключения, когда речь заходит об особенных объектах. Например, у городов федерального значения на третьем уровне цифра 5 означает административный район.
Седьмая и восьмая цифры — просто порядковый номер объекта.
45 286 590 000.
У Москвы и Питера на третьем уровне 5, но никаких городов и поселков городского типа здесь, естественно нет. У Москвы на третьем уровне административные районы.
5 — административный район, 90 — его номер. 45 286 590 — это код Хамовников.
Уровни образования (образовательные цензы)
| Уровень образования | Что он означает | Код по ОКИН |
| Начальное (общее) образование | Работник окончил три или четыре класса средней школы и больше не учился, либо не доучился до окончания 9-го класса (при 11-летней системе школьного образования) или 8-го класса (при 10-летней системе школьного образования) | 02 |
| Основное общее образование | Работник окончил 9 классов средней школы (при 11-летней системе школьного образования) или 8 классов (при 10-летней системе школьного образования) и получил свидетельство | 03 |
| Среднее (полное) общее образование | Работник окончил среднюю школу, гимназию или лицей (11 или 10 классов) и получил свидетельство | 07 |
| Начальное профессиональное образование | Работник окончил профессионально-техническое училище (ПТУ) и получил свидетельство | 10 |
| Среднее профессиональное образование | Работник окончил среднее специальное учебное заведение (техникум, колледж или училище) и получил диплом | 11 |
| Неполное высшее образование | Работник окончил три и более курсов вуза (института, университета или академии) и больше не учился либо продолжает обучение | 15 |
| Высшее образование | Работник окончил вуз (институт, университет или академию) и получил диплом | 18 |
| Послевузовское образование | Работник окончил ординатуру, аспирантуру, адъюнктуру или докторантуру и получил диплом | 19 |
Если сотрудник учится на четвертом, пятом или шестом курсе вуза, делается запись о неоконченном образовании на основании справки учебного заведения, студенческого билета или зачетной книжки. А если студент только поступил в учебное заведение и учится на начальных курсах, то в личную карточку нужно записывать то образование, которое имеется у него в момент устройства на работу. Допустим, студент до поступления в вуз окончил среднюю школу. Значит, у него есть основное общее образование. Точно так же заполняется пункт лОбразование» и на студентов, еще не окончивших учебное заведение среднего профессионального образования.
ПУНКТ 7. лПРОФЕССИЯ». В этом пункте отражается информация о том, какой профессией владеет сотрудник. Причем нужно вписать не только основную, но и другие профессии (при их наличии). В качестве основной указывается обычно профессия, представляющая наибольший интерес для фирмы, или профессия, по которой сотрудник приобрел самый большой опыт работы. Для кодирования профессии вам понадобится ОКПДТР.
ПУНКТ 8. лСТАЖ РАБОТЫ». Стаж — общий, непрерывный и дающий право на льготы — рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или других подтверждающих документов (трудовых договоров, справок с мест работы и т. п.). ОБЩИЙ ТРУДОВОЙ СТАЖ считается так: сначала нужно выписать из трудовой книжки сотрудника все даты приемов на работу и все даты увольнений. Затем сложить отдельно эти даты. Получится две суммы — первая будет состоять из дат приемов, а вторая — из дат увольнений. Следующий шаг — из второй суммы вычитается первая. При таком подсчете в каждом периоде теряется по одному дню. Значит, после расчета нужно прибавить к полученному числу столько дней, сколько было периодов приема-увольнения. Если в результате расчета стажа получилось отрицательное число месяцев или дней, то из числа лет лна разбивку» занимается 12 месяцев, а из числа месяцев — 30 дней. Полученное после всех расчетов число переводится в годы, месяцы и дни с учетом, что в месяце в среднем 30 дней, а в году 12 месяцев.
ОКТМО — Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления.
| Том | Наименование |
|---|---|
| Том 1 | Центральный федеральный округ |
| Том 2 | Северо-Западный федеральный округ |
| Том 3 | Южный федеральный округ |
| Том 4 | Северо-Кавказский федеральный округ |
| Том 5 | Приволжский федеральный округ |
| Том 6 | Уральский федеральный округ |
| Том 7 | Сибирский федеральный округ |
| Том 8 | Дальневосточный федеральный округ |
| Код | Наименование | Административный центр |
|---|---|---|
| 01 000 000 000 | Алтайский край | г Барнаул |
| 03 000 000 000 | Краснодарский край | г Краснодар |
| 04 000 000 000 | Красноярский край | г Красноярск |
| 05 000 000 000 | Приморский край | г Владивосток |
| 07 000 000 000 | Ставропольский край | г Ставрополь |
| 08 000 000 000 | Хабаровский край | г Хабаровск |
| 10 000 000 000 | Амурская область | г Благовещенск |
| 11 000 000 000 | Архангельская область | г Архангельск |
| 12 000 000 000 | Астраханская область | г Астрахань |
| 14 000 000 000 | Белгородская область | г Белгород |
| 15 000 000 000 | Брянская область | г Брянск |
| 17 000 000 000 | Владимирская область | г Владимир |
| 18 000 000 000 | Волгоградская область | г Волгоград |
| 19 000 000 000 | Вологодская область | г Вологда |
| 20 000 000 000 | Воронежская область | г Воронеж |
| 22 000 000 000 | Нижегородская область | г Нижний Новгород |
| 24 000 000 000 | Ивановская область | г Иваново |
| 25 000 000 000 | Иркутская область | г Иркутск |
| 26 000 000 000 | Республика Ингушетия | г Магас |
| 27 000 000 000 | Калининградская область | г Калининград |
| 28 000 000 000 | Тверская область | г Тверь |
| 29 000 000 000 | Калужская область | г Калуга |
| 30 000 000 000 | Камчатский край | г Петропавловск-Камчатский |
| 32 000 000 000 | Кемеровская область — Кузбасс | г Кемерово |
| 33 000 000 000 | Кировская область | г Киров |
| 34 000 000 000 | Костромская область | г Кострома |
| 35 000 000 000 | Республика Крым | г Симферополь |
| 36 000 000 000 | Самарская область | г Самара |
| 37 000 000 000 | Курганская область | г Курган |
| 38 000 000 000 | Курская область | г Курск |
| 40 000 000 000 | Город Санкт-Петербург город федерального значения | |
| 41 000 000 000 | Ленинградская область | г Санкт-Петербург |
| 42 000 000 000 | Липецкая область | г Липецк |
| 44 000 000 000 | Магаданская область | г Магадан |
| 45 000 000 000 | Город Москва столица Российской Федерации город федерального значения | |
| 46 000 000 000 | Московская область | г Москва |
| 47 000 000 000 | Мурманская область | г Мурманск |
| 49 000 000 000 | Новгородская область | г Великий Новгород |
| 50 000 000 000 | Новосибирская область | г Новосибирск |
| 52 000 000 000 | Омская область | г Омск |
| 53 000 000 000 | Оренбургская область | г Оренбург |
| 54 000 000 000 | Орловская область | г Орёл |
| 56 000 000 000 | Пензенская область | г Пенза |
| 57 000 000 000 | Пермский край | г Пермь |
| 58 000 000 000 | Псковская область | г Псков |
| 60 000 000 000 | Ростовская область | г Ростов-на-Дону |
| 61 000 000 000 | Рязанская область | г Рязань |
| 63 000 000 000 | Саратовская область | г Саратов |
| 64 000 000 000 | Сахалинская область | г Южно-Сахалинск |
| 65 000 000 000 | Свердловская область | г Екатеринбург |
| 66 000 000 000 | Смоленская область | г Смоленск |
| 67 000 000 000 | Город федерального значения Севастополь | |
| 68 000 000 000 | Тамбовская область | г Тамбов |
| 69 000 000 000 | Томская область | г Томск |
| 70 000 000 000 | Тульская область | г Тула |
| 71 000 000 000 | Тюменская область | г Тюмень |
| 73 000 000 000 | Ульяновская область | г Ульяновск |
| 75 000 000 000 | Челябинская область | г Челябинск |
| 76 000 000 000 | Забайкальский край | г Чита |
| 77 000 000 000 | Чукотский автономный округ | г Анадырь |
| 78 000 000 000 | Ярославская область | г Ярославль |
| 79 000 000 000 | Республика Адыгея (Адыгея) | г Майкоп |
| 80 000 000 000 | Республика Башкортостан | г Уфа |
| 81 000 000 000 | Республика Бурятия | г Улан-Удэ |
| 82 000 000 000 | Республика Дагестан | г Махачкала |
| 83 000 000 000 | Кабардино-Балкарская Республика | г Нальчик |
| 84 000 000 000 | Республика Алтай | г Горно-Алтайск |
| 85 000 000 000 | Республика Калмыкия | г Элиста |
| 86 000 000 000 | Республика Карелия | г Петрозаводск |
| 87 000 000 000 | Республика Коми | г Сыктывкар |
| 88 000 000 000 | Республика Марий Эл | г Йошкар-Ола |
| 89 000 000 000 | Республика Мордовия | г Саранск |
| 90 000 000 000 | Республика Северная Осетия-Алания | г Владикавказ |
| 91 000 000 000 | Карачаево-Черкесская Республика | г Черкесск |
| 92 000 000 000 | Республика Татарстан (Татарстан) | г Казань |
| 93 000 000 000 | Республика Тыва | г Кызыл |
| 94 000 000 000 | Удмуртская Республика | г Ижевск |
| 95 000 000 000 | Республика Хакасия | г Абакан |
| 96 000 000 000 | Чеченская Республика | г Грозный |
| 97 000 000 000 | Чувашская Республика — Чувашия | г Чебоксары |
| 98 000 000 000 | Республика Саха (Якутия) | г Якутск |
| 99 000 000 000 | Еврейская автономная область | г Биробиджан |
Из чего состоит код ОКТМО
Росстандарт издал приказ № 159-ст ОК 003-2013 об утверждении классификатора ОКТМО 14 июня 2013 года, он вступил в силу с началом 2014 года и действует по сей день. Именно с 1 января 2014 года программное обеспечение налоговой службы было перенастроено на считывание новых кодов.
Код 11-значный, предусмотрен сокращенный вариант из 8-ми цифр для федеральных городов (Москвы, Санкт-Петербурга, Севастополя), но следует помнить, что внутри этих образований есть территориальные единицы, зашифрованные также 11-ю символами. Классификатор разбит на 8 субъектов Российской Федерации (территориальных округов):
Внутри этих крупных муниципальных единиц элементы убывают по значимости: область – район – областной центр – город – село – поселок – железнодорожная станция и т.д. Каждому объекту в перечне соответствует определенная последовательность цифр.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В документах нужно указывать код ОКТМО, принадлежащий именно предпринимателю по адресу его регистрации (для ИП – прописки), а не налоговой инспекции или социальному фонду.
Если в платежном поручении код ОКТМО указан с ошибкой (вместо него вписан ОКАТО или допущены неточности в цифрах), то это не приведет к тому, что налоги не попадут в нужный бюджет. Ведь есть еще поля «КБК», «Назначение платежа», «Номер счета» и др. с дублирующей информацией. Поэтому ошибка в указании ОКТМО не приведет к тому, что обязанность налогоплательщика окажется неисполненной, а значит, и штрафа не последует.
Тем не менее, если ошибка была замечена, чтобы избежать недоразумений с зачислением платежей, следует подать в налоговую заявление об уточнении реквизитов. Придется пройти процедуру уточнения и совместной сверки взносов. При этом никаких пеней за просрочку не будет или их спишут, так как налог считается уплаченным на день его фактического перечисления, а не уточнения платежа.
А вот декларацию с неверным ОКТМО потребуют непременно уточнить: она будет считаться ошибочной.
Для чего нужна форма Т-2
Документом первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия является личная карточка работника по форме Т-2. Это документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых заполнение первого, второго, третьего и восьмого (при наличии у человека соответствующих прав) происходит при приеме на работу. Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности работника от руки или печатным способом. Все сведения вписывают на основании предоставленных при трудоустройстве и составленных в процессе работы сотрудника документов.
Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:
- для ознакомления с записями в трудовой книжке;
- для учета военнообязанных.
Обязательность заполнения кодов в личной карточке
Гражданство подлежит кодировке на основании ОКИН: — гражданин Российской Федерации — 1;- гражданин Российской Федерации и иностранного государства – 2 (если гражданство двойное, рядом в скобках указываем, какого государства это гражданство);- иностранный гражданин (указывается какого государства) — 3;- лицо без гражданства — 4. Если у работника два гражданства и о втором он не сообщил работодателю, это не является виной работодателя. Данная информация обязательна лишь для работников, которые устраиваются на работу, связанную с допуском к государственной тайне.
Стажи считают на основании записей в трудовой книжке или других подтверждающих документов: трудовых договоров, справок с мест работы и т. п. Понятие «непрерывный трудовой стаж» в настоящее время в законодательстве практически не используется. Поэтому в пункте 8 (в графе «непрерывный стаж») укажите страховой стаж, на основании которого впоследствии будете рассчитывать больничные пособия.
Нужно ли вносить в личную карточку работника сведения о рождении ребенка
Личные карточки на сотрудников должны вести все организации независимо от организационно-правовых форм ( п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 , п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ). Обязательность их ведения подтверждается и тем, что в личной карточке дублируются сведения, вносимые в трудовые книжки сотрудников, и с каждой такой записью работодатель обязан знакомить сотрудника под подпись в личной карточке (п. 12 , 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ).
Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 . Особенности заполнения карточки приведены в указаниях , утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 . Применять унифицированную форму № Т-2 обязаны лишь организации государственного сектора . Негосударственные организации вправе использовать личные карточки по самостоятельно разработанной форме. При этом такая форма должна содержать ряд обязательных реквизитов . Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7 , 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 и Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1 .
Обязательно ли указывать коды ОКИН, ОКАТО и т
Законодательством строго не оговаривается в какой именно момент должна заводиться на сотрудника личная карточка. Оптимальный вариант — сразу после издания на работника приказа о приеме на работу. Связано это с тем, что запись в трудовой книжке о его приеме должна одновременно дублироваться и в его личной карточке.
Для оформления и заполнения личной карточки применяются следующие документы: заключенный с работником трудовой договор; приказ о приеме на работу; паспорт; трудовая книжка; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу документы воинского учета; документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний; сведений, сообщенных о себе работником (например, в автобиографии) .
Место рождения по окато в личной карточке
После заполнения разделов «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете» работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями. Сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.
Из названия данного раздела уже ясно, какие записи подлежат внесению в него. Первой из них будет запись о приеме работника, сделанная на основании приказа о приеме (форма Т-1 или Т-1а). В дальнейшем сюда будут вноситься записи о всех переводах работника на другую работу. Обратите внимание, что с записями данного раздела сотрудника нужно ознакомить под подпись.
Формулировки записей о знании языка
| Формулировка | Код по ОКИН |
| Читает и переводит со словарем | 1 |
| Читает и может объясниться | 2 |
| Владеет свободно | 3 |
Уровни образования (образовательные цензы)
| Уровень образования | Что он означает | Код по ОКИН |
| Начальное (общее) образование | Работник окончил три или четыре класса средней школы и больше не учился, либо не доучился до окончания 9-го класса (при 11-летней системе школьного образования) или 8-го класса (при 10-летней системе школьного образования) | 02 |
| Основное общее образование | Работник окончил 9 классов средней школы (при 11-летней системе школьного образования) или 8 классов (при 10-летней системе школьного образования) и получил свидетельство | 03 |
| Среднее (полное) общее образование | Работник окончил среднюю школу, гимназию или лицей (11 или 10 классов) и получил свидетельство | 07 |
| Начальное профессиональное образование | Работник окончил профессионально-техническое училище (ПТУ) и получил свидетельство | 10 |
| Среднее профессиональное образование | Работник окончил среднее специальное учебное заведение (техникум, колледж или училище) и получил диплом | 11 |
| Неполное высшее образование | Работник окончил три и более курсов вуза (института, университета или академии) и больше не учился либо продолжает обучение | 15 |
| Высшее образование | Работник окончил вуз (институт, университет или академию) и получил диплом | 18 |
| Послевузовское образование | Работник окончил ординатуру, аспирантуру, адъюнктуру или докторантуру и получил диплом | 19 |